Perché convertire le Fatture Elettroniche XML in Excel
Dal 2019 la Fattura Elettronica è obbligatoria in Italia per la quasi totalità delle operazioni B2B, B2C e verso la Pubblica Amministrazione. Ogni fattura viaggia nel formato XML FatturaPA: un tracciato standard che contiene cedente/prestatore (fornitore), cessionario/committente (cliente), tipo e numero documento, righe di dettaglio, riepiloghi IVA per aliquota e condizioni di pagamento.
Quel formato è ordinato e più facile da controllare per i sistemi informatici ma illeggibile a occhio: aprire un XML grezzo non aiuta a sommare imponibili, filtrare per aliquota IVA, controllare le scadenze di pagamento o importare i dati in un gestionale. Convertire le fatture in Excel rende quei dati finalmente utilizzabili.
Cosa serve prima di iniziare
- I file XML delle fatture, oppure i file firmati .xml.p7m (da uno a cinquanta per volta)
- Un browser aggiornato (Chrome, Firefox, Edge, Safari)
- Una connessione internet per aprire lo strumento
I file devono essere nel formato FatturaPA 1.2, quello scaricabile dal Sistema di Interscambio (SdI), dalla tua PEC, dal cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate o dal tuo gestionale. Anche i file firmati digitalmente (.xml.p7m) sono supportati.
Passo 1 — Apri Fattura elettronica in Excel
Vai su Fattura elettronica in Excel. Non serve installare nulla: la pagina si apre direttamente con l'area di caricamento.
Passo 2 — Carica i file XML o .p7m
Trascina i file nell'area centrale oppure clicca sul pulsante per aprire il selettore file. Puoi caricare fino a 50 file alla volta, ciascuno fino a 10 MB. Puoi mescolare fatture XML semplici e file firmati .xml.p7m, di fornitori e periodi diversi, nello stesso batch. Un singolo XML che contiene un lotto di più fatture viene gestito automaticamente.
Passo 3 — Elaborazione automatica
Il sistema elabora ogni file FatturaPA e, per ciascuna fattura, estrae:
- Fornitore (cedente/prestatore) e cliente (cessionario/committente): denominazione, partita IVA e codice fiscale
- Tipo documento (TD01 fattura, TD04 nota di credito, TD06 parcella, ecc.), numero e data
- Righe di dettaglio: descrizione, quantità, prezzo unitario, prezzo totale, aliquota IVA
- Riepilogo IVA per aliquota: imponibile, imposta, natura (N1-N7) ed esigibilità
- Modalità di pagamento (MP01-MP23), scadenze e importi
- Importo totale del documento
Passo 4 — Scarica il file Excel
Clicca su Scarica Excel. Il file .xlsx che ricevi contiene cinque fogli:
- Riepilogo Fatture: una riga per fattura, con fornitore, cliente, tipo, numero, data, imponibile, imposta e totale
- Dettaglio Righe: ogni riga di ogni fattura, una per volta
- Riepilogo IVA: imponibile e imposta raggruppati per aliquota e natura
- Notifiche SdI: le notifiche del Sistema di Interscambio (RC, NS, MC, EC, DT) presenti nei file
- Allegati: gli eventuali allegati incorporati nelle fatture
Il file è pronto da aprire in Excel, LibreOffice Calc o da importare in qualsiasi gestionale.
Problemi comuni e come risolverli
Il file .p7m non si apre nel computer
Il .p7m è una busta crittografica (CAdES) che racchiude l'XML della fattura insieme alla firma digitale. Aprirlo con un doppio clic richiede software di verifica della firma. Con Fattura elettronica in Excel non serve: carica direttamente il file .xml.p7m e il sistema estrae l'XML interno e ne legge i dati.
L'XML proviene da un tracciato diverso
Fattura elettronica in Excel è specializzato sul tracciato FatturaPA delle Fatture Elettroniche italiane. Un file XML generico non viene riconosciuto come fattura e non produce dati. Verifica che il file sia una vera Fattura Elettronica scaricata dallo SdI, dalla PEC o dal cassetto fiscale.
Dati mancanti o parziali nell'Excel
Alcuni campi del tracciato FatturaPA sono facoltativi e non sempre compilati dall'emittente (ad esempio le scadenze di pagamento o alcune nature IVA). In questi casi le celle corrispondenti restano vuote: Fattura elettronica in Excel riporta solo i dati effettivamente presenti nel file, senza inventare valori.